LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS

INTRODUCCION 

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas. El personalizar una lista de Excel nos lleva hasta las herramientas de ordenamiento con las que cuenta excel, asi como tambien la herramienta filtros que tambien nos facilita mucho a la hora de realizar y comprender listas

LISTA

¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25 números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear). La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1

Escribe el número 1 y pulsa Enter

Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1

Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes

Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2. 

Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a a la derecha de la casila A2) aparece un punto de color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial). Sítua el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón, más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos.

ORDENAMIENTO

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.  Botón ordenar columna de Excel

También se puede utilizar el cuadro de diálogo “Ordenar…” dentro del menú “Datos” de Excel, que permite más posibilidades que los botones. Desde este cuadro se pueden seleccionar las distintas columnas que servirán como base de ordenamiento, según hasta tres niveles distintos de prioridades.

Mucho cuidado con ordenar sólo una columna cuando en el resto de columnas hay datos que van por filas, y además hay que comprobar siempre que las fórmulas siguen funcionando después de aplicar el orden, porque podemos acabar con un buen caos de datos, eso sí, bien ordenado alfabéticamente.

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

    Autofiltro.

    Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

• Utilizar el Autofiltro.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

• Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

EJEMPLO:

En las siguientes imagenes podemos ver como la aplicacion de los filtros es puesta en acción:

1

2

3

A continuacion  se presentara un ejercicio paso a paso donde aplicaremos "lista,ordenamiento y filtros":

1 Si no tienes abierto Excel2003, ábrelo para realizar el ejercicio.

Primero crearemos la lista.

2 Empieza un nuevo libro de trabajo.

3 Confecciona una fila con los campos que vemos en la imagen.

4 Selecciona el rango A1:I1 (las celdas que has rellenado).

5 Selecciona el menú Datos.

6 Elige la opción Lista-- Crear lista.

Se abre un cuadro de diálogo Crear Lista con el rango seleccionado.

7 Marca la casilla La lista tiene encabezados.

8 Pulsa Aceptar.

Ahora vamos a rellenarla con información de tus Amig@s o información ficticia.

9 En la fila que contiene el escribe los datos de tu primer amigo.

10 Pulsa Intro cuando hayas rellenado todos sus datos.

11 Selecciona del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario con los campos de la primera fila.

12 Pulsa Nuevo. Aparecen los campos en blanco para que los rellenes con los datos de tu segundo amig@.

13 Rellena los campos con los datos de tu segundo amig@ pasando de un campo a otro con la tecla de tabulación, una vez hayas terminado,

14 Pulsa Intro. Estas en un nuevo registro.

15 Rellena el Nombre y el primer apellido.

16 Pulsa Restaurar. Los valores introducidos desaparecen, vuelves a empezar con el registro en blanco.

17 Repite los pasos 13 y 14 para introducir una lista de amig@s, repite algún apellido en varios registros.

18 Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros.

Vamos a ordenar la lista por el primer apellido.

19 Posiciónate en la columna del primer apellido. (Columna B)

20 Pulsa sobre botones ordenar. (El primer botón ordena ascendentemente de la A a la Z, el segundo hace lo contrario, de la Z a la A).

Observa como ahora tus amigos están por orden alfabético de apellido.

Vamos a filtrar la lista de contactos por el apellido que hemos repetido varias veces. Utilizaremos el Autofiltro.

Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23.

21 Selecciona el menú Datos.

22 Elige la opción Filtro -- Autofiltro.

23 Despliega la lista del primer apellido y selecciona el apellido que más se repita.

Observa como ahora sólo aparecen los amigos con ese apellido.

24 Despliega otra vez la lista del primer apellido y selecciona la opción (Todas).

Observa como ahora aparecen todos los registros.

25 Por último cierra el libro de trabajo y guarda el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Lista_amigos.

Por ultimo un mapa conceptual:

REFLEXION

"La mayoria de las personas con un trabajo financiero realizan listas en Excel ya que en su trabajo es muy comun llevar registros de movimientos bancarios o algun otro, y las herramientas de este programa son de gran ayuda por que aparte de permitirnos crear listas, nos brinda herramientas que son de gran de utilidad para editarlas y darles una apariencia sencilla y vistosa. Con las lista, su ordenamiento y los filtros, como alumna puedo realizar de manera mas practica y sencilla trabajos de exposicion ya que me permiten movilizarme rapidamente or la hoja de calculo, por ejemplo hace poco en mi materia de Equipo de computo tuve que mencionar todas las versiones de windows y decidi realizar una lista en excel utilizando el filtro para verlos los windows server y los windows mas recientes; este es solo un ejemplo pero pueden existir mas formas de utilazarlos, debido que son de gran ayuda".

Mulato Ortega Denise Arlet